Les entreprises ont l’obligation d’organiser des assemblées générales afin que l’ensemble des actionnaires puissent prendre part aux décisions. Pour ce faire, la mise en place du vote électronique permet de simplifier le scrutin.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale (AG) ?
Une assemblée générale d’entreprise a pour mission de réunir l’ensemble de ses associés et actionnaires afin de participer aux prises de décisions. Elle offre ainsi la possibilité aux différents acteurs de l’entreprise détenant une part de celle-ci, de pouvoir s’exprimer, faire des propositions d’amélioration ou simplement poser des questions relatives à l’entreprise. Les prises de décisions se font par le biais d’un vote démocratique.
L’assemblée générale ordinaire (AGO)
Une assemblée générale ordinaire est un rendez-vous annuel obligatoire pour les entreprises. Il s’agit d’une réunion concernant les activités de gestion, les associés (actionnaires) sont alors invités à se prononcer sur la tenue des comptes de l’entreprise. C’est une réunion obligatoire et récurrente, c’est pourquoi on l’appelle “ordinaire”.
L’assemblée générale extraordinaire (AGE)
Une assemblée générale extraordinaire est, quant à elle, qualifiée comme telle car il s’agit d’une réunion pouvant être organisée à n’importe quel moment en fonction des problématiques rencontrées par l’entreprise. Elle n’est donc pas récurrente.
Pourquoi recourir au vote électronique en assemblée générale ?
Qu’est-ce que le vote électronique ?
Le vote électronique désigne l’ensemble des modes de vote traités via des technologies informatiques. Cette appellation renvoie à plusieurs méthodes de vote telles que le vote par correspondance, le vote par internet ou encore le vote via les machines à voter. On peut recourir au vote électronique dans le cas d’élections politiques comme c’est le cas en Estonie par exemple. En ce qui concerne la France, cette méthode de vote dématérialisée sera principalement employée dans le cas d’élections professionnelles (CSE) ou d’assemblée générale d’entreprise.
Les avantages
Le choix du vote électronique pour les assemblées générales permet avant tout de faciliter l’organisation du scrutin. En effet, le vote n’étant pas effectué en présentiel, il est rendu beaucoup plus flexible grâce aux plateformes de vote en ligne qui permettent un accès 24h/24h 7j/7j. Pour ce faire, il suffit d’une connexion internet et des identifiants de connexion donnés aux participants en amont.
Le vote électronique en assemblée générale permet :
- Un dépouillement automatique
- Des résultats rapides (quelques minutes)
- L’augmentation du taux de participation
- Un vote sécurisé et anonyme
- La réduction des erreurs (liées au comptage des bulletins ou à des erreurs de distribution
Comment mettre en place le vote électronique pour les assemblées générales ?
La réglementation
La réglementation en matière de vote électronique pour les assemblées générales autorise la tenue de l’assemblée en visioconférence ainsi que la mise en place du vote par voie électronique si elle a été prévue par les statuts de l’entreprise. Dans le cas contraire, celle-ci pourrait être contestée. Cette législation concerne à la fois les assemblées générales ordinaires et les assemblées générales extraordinaires.
Dans le cas des Sociétés à Responsabilité Limitée (SARL), l’organisation d’une assemblée générale en visioconférence concernant les questions de gestion comptable est interdite par la loi.
Enfin , la rédaction d’un procès-verbal est obligatoire à l’issue du vote électronique de l’assemblée générale. Le procès-verbal doit alors reprendre l’ensemble des décisions, échanges et résolutions qui ont été adoptées. De plus, il devra faire mention de tous les incidents techniques qui auront eu lieu lors de l’assemblée.
Les conditions
Les membres de l’assemblée générale, à savoir les associés ou actionnaires ont la possibilité d’exercer leur droit de vote selon plusieurs conditions établies par soit par les statuts de la société soit par le dirigeant lui-même. Ainsi les membres peuvent voter de différentes manières :
- Par vote électronique
- Par téléphone
- Par visioconférence
La mise en place du vote électronique
Pour mettre en place le vote électronique de façon sécurisée dans le cadre d’une assemblée générale, les membres prennent possession d’un boîtier électronique dédié. Ce boîtier électronique permet alors d’attester de la participation du membre en question via une preuve nominative. Dans certains cas, le boîtier peut être activé en mode secret. L’avantage principal de cette solution réside dans l’automatisation du comptage des voix. De plus, cette méthode permet de générer de façon automatique le procès-verbal ainsi que le calcul automatique des majorités.
Conclusion
Le recours au vote électronique pour les assemblées générales présente un certain nombre d’avantages, mais surtout il est très simple à mettre en place et fait l’objet d’une réglementation claire.
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